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點解每間公司一定要有公司秘書Company Secretary?


一講「秘書」,通常係會諗起老闆既秘書,個人秘書好多時處理上司事務,較偏向個人事務,如打電話、安排行程等。相反公司秘書(Company Secretary)則是一個對大家來說較為陌生的職業。


公司秘書與個人秘書的差異很大。根據香港公司法,每家在香港註冊的公司都必須委任一名公司秘書。公司秘書屬高級行政人員,主要為公司服務。現時更發展成董事局的顧問,是輔助企業管治的一名高級行政人員。


公司秘書的職責是要確保公司的營運和決策合規合法。這個崗位在企業的管治、發展、行政等方面均扮演重要的角色,唔單止同公司董事和股東合作,仲要同各政府同監管機構溝通。故此,相比私人秘書,公司秘書的專業性要求更加高。


另外公司內可有多於一名公司秘書處理相關事宜,但只有一名「具名公司秘書」(named company secretary)去為公司年度報告承擔法律責任。


公司秘書的資格

公司秘書可以係一個自然人( 必須是年滿18歲嘅香港居民,若公司只有一個董事,該董事就不可以同時兼任公司秘書一職)並常居於香港。


公司秘書亦可以係法人團體如Anchor Business Solutions持有公司服務牌照(TCSP License) 的公司,而該法人團體必須係香港有註冊地址或營業地點。


公司秘書的職責

公司秘書確保公司運作並符合公司條例的要求,通常有以下幾項:

  1. 成立公司 - 申請公司注冊證書(CI)、申請商業登記證(BR)、公司章程(M & A)公司名稱查冊

  2. 公司倒閉 - 撤銷公司註冊、清盤

  3. 年度合規[常規事務]- 按規定向公司註冊處提交公司有關文件及公司法定記錄保存,例如周年申報表、準備股東週年大會、更新商業登記證、保存會議紀錄、股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、重要控制人名冊、抵押名冊、對重要控制人的盡職調查等

  4. 其他公司秘書事務 - 更改董事或股東的通知、處理股權轉讓事宜、為股東大會和董事會編寫會議記錄等

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